Constituer une empreinte de recherche
Rassemblez le nom de l’acheteur, la référence du marché lorsqu’elle existe, le lot, l’objet, la période et le titulaire mentionné. Conservez les libellés d’origine. Une reformulation trop courte peut effacer le détail qui permet de distinguer deux contrats.
Cherchez d’abord à partir de la référence et de l’acheteur sur les sources publiques pertinentes. Si vous partez d’un jeu de données, gardez son nom et la date de consultation. Un résultat de recherche sert de piste, pas de preuve suffisante d’identité.
Vérifier les correspondances
Ouvrez le document et comparez plusieurs repères. L’objet seul peut être identique dans deux années différentes. Le même titulaire peut intervenir sur plusieurs lots. Une adresse d’exécution n’identifie pas nécessairement l’acheteur.
Exemple fictif : deux fiches évoquent l’entretien de bâtiments d’une commune. L’une concerne le chauffage, l’autre les installations électriques. Une expression générale commune ne justifie pas leur fusion. Le numéro de lot et la description détaillée permettent de les séparer.
Documenter une recherche incomplète
Si la source n’est pas retrouvée, inscrivez ce statut et les éléments manquants. N’ajoutez pas une URL approximative pour remplir la colonne. Gardez la dernière tentative utile et la prochaine action, comme vérifier une référence auprès du support de publication.
Une source retrouvée ne résout pas automatiquement toutes les ambiguïtés. Elle permet de citer les faits observés et de rendre les hypothèses visibles. C’est cette distinction qui donne une valeur pratique à une fiche de veille, même lorsqu’aucune date de renouvellement ne peut encore être confirmée.
Repères documentaires
La méthode de classement ci-dessus est une proposition de travail. Pour le cadre documentaire, consulter la fiche DAJ sur les données essentielles. Pour les reconductions, voir l’article R2112-4 du Code de la commande publique. Sources relues le 20 octobre 2026 ; les pièces propres au contrat restent à examiner.