Nommer ce qui manque
Distinguez une donnée non publiée dans la source consultée, une donnée non retrouvée et une donnée contradictoire. Ces états ne demandent pas la même recherche. Ajoutez le nom du champ, la source examinée et la date de contrôle.
Gardez la valeur brute lorsqu’un format semble inhabituel. Une correction silencieuse peut modifier le sens d’une durée ou d’un identifiant. Documentez toute normalisation séparément.
Choisir une action proportionnée
Si le numéro de lot manque, cherchez les documents permettant de distinguer les prestations. Si le début d’exécution n’est pas confirmé, évitez de produire une échéance définitive. Si deux valeurs divergent, comparez les dates et la portée des documents avant de décider laquelle décrit la situation.
Exemple fictif : une fiche contient une durée mais aucune précision sur les reconductions. Inscrire « durée totale inconnue » et demander la pièce pertinente est plus utile que supposer que toutes les périodes sont déjà incluses.
Partager une incertitude lisible
Dans votre tableau, utilisez une note courte et une prochaine vérification. Évitez les cellules remplies d’un symbole dont personne ne connaît le sens. Définissez votre légende à côté des données.
Si vous transmettez la fiche à un collègue, indiquez ce qui peut être utilisé maintenant et ce qui reste conditionnel. Le lecteur doit pouvoir distinguer un fait confirmé d’un calcul provisoire sans refaire toute l’enquête. Une donnée manquante bien décrite protège la qualité de la veille ; elle ne doit pas être masquée pour rendre une présentation plus complète en apparence.
Repères documentaires
La méthode de classement ci-dessus est une proposition de travail. Pour le cadre documentaire, consulter la fiche DAJ sur les données essentielles. Pour les reconductions, voir l’article R2112-4 du Code de la commande publique. Sources relues le 20 octobre 2026 ; les pièces propres au contrat restent à examiner.