Aligner les repères
Créez des colonnes pour l’acheteur, la référence du marché, le lot, l’objet et les dates nommées. Gardez les identifiants d’origine lorsqu’ils sont présents. Un nom abrégé d’organisme ne suffit pas à établir que deux fiches concernent la même entité.
Vérifiez aussi l’unité de comparaison. Comparez-vous deux lots, deux versions d’un même contrat ou deux contrats successifs ? Une différence de périmètre peut expliquer une différence de durée sans qu’aucune donnée soit erronée.
Tester une ressemblance
Exemple fictif : deux sources décrivent une maintenance dans des bâtiments voisins. L’une identifie une commune, l’autre un établissement distinct. Même si le prestataire est identique, ne fusionnez pas les fiches avant d’avoir établi leur relation.
Si une source semble corriger une autre, notez ce qui le démontre : référence commune, date ou document explicitement rattaché. Une publication plus récente n’est pas automatiquement une nouvelle version du même marché.
Conclure avec le bon statut
Votre comparaison peut aboutir à « même contrat confirmé », « contrats distincts » ou « rapprochement à vérifier ». Conservez les raisons et les liens. Le troisième état est préférable à une fusion irréversible fondée sur un intitulé ressemblant.
Avant un calcul de veille, contrôlez que la date et la durée appartiennent à la même fiche. Mélanger la notification d’un acheteur et la durée d’un autre produit une échéance précise mais sans sens. L’identité documentaire constitue donc la première vérification, même lorsque l’objectif final est simplement d’organiser les prochaines recherches.
Repères documentaires
La méthode de classement ci-dessus est une proposition de travail. Pour le cadre documentaire, consulter la fiche DAJ sur les données essentielles. Pour les reconductions, voir l’article R2112-4 du Code de la commande publique. Sources relues le 20 octobre 2026 ; les pièces propres au contrat restent à examiner.